انواع برنامه ریزی و نقش آن در رسیدن به اهداف سازمان
به گزارش مجله فان پی سی، برنامه ریزی فرآیند معین اهداف و خطوط کلی فعالیت ها و مأموریت های سازمان در بلند مدت است ،تشخیص اولویت ها و معین اقدامات اصلی و کلیدی که برای نیل به اهداف سازمان لازم است نیز در فرآیند برنامه ریزی انجام می گیرد . برنامه ریزی به طور کلی به دو صورت جامع و عملیاتی انجام می گردد . برنامه ریزی جامع یا استراتژیک ، چارچوب و اساسی است که عملیات و برنامه های جزئی سازمان را شکل می دهد و به آن ها جهت می بخشد . برنامه ریزی جامع با خصوصیت فراگیر بودنش برنامه های جزئی سازمان را در بر می گیرد و آن ها را هماهنگ می سازد. در ادامه با خبرنگاران همراه باشید.
برنامه ریزی عملیاتی در سطوح میانی و پایه سازمان انجام می گیرید در حالی که برنامه ریزی جامع در سطوح عالی شرکت می باشد، تأکید برنامه ریزی عملیاتی بیشتر بر کارائی و بازدهی است در حالی که برنامه ریزی جامع یا استراتژیک به اثر بخشی نظر دارد ، در برنامه ریزی عملیاتی بر برنامه فعلی سازمان تأکید می شود و در برنامه ریزی جامع توجه به منافع آینده است به عبارت دیگر دید برنامه ریزی عملیاتی کوتاه مدت و دید برنامه ر یزی جامع بلند مدت است . در برنامه ریزی جامع ساختار سازمان و شرایط محیطی با ثبات در نظر گرفته می شود در حالی که در برنامه ریزی جامع ساختار سازمانی منعطف و متناسب و همراه با تغییرات در طول زمان است . به هر حال انجام هر دو دسته برنامه ریزی در سازمان ها و از جمله اتحادیه تعاونی ها ضرورت دارد.
برنامه ریزی در اتحادیه ها
در اتحادیه تعاونیها نیز می باید برنامه ریزی های لازم به عمل آید ،این برنامه ریزی به وسیله هیأت مدیره انجام و به تصویب مجمع عمومی نیز خواهد رسید ،برنامه ریزی در این اتحادیه ها هم به صورت جامع (استر اتژیک) و هم به صورت عملیاتی (کوتاه مدت) انجام خواهد شد . هیأت مدیره می تواند برنامه ای جامع را به تصویب برساند) مثلاً برای یک دوره 3 ساله) و سپس بر مبنای آن برنامه های کوتاه مدت عملیاتی (مثلاً 1 ساله) را تهیه و به مدیر عامل جهت اجراء ،ابلاغ نماید . ضمن این که در هر سال و یا حتی مقاطع کوتاه تر بعد از بازنگری د رعملکرد ها و آنالیز مقدار دست یابی به اهداف امکان اصلاح برنامه ها نیز وجود دارد .
مدیر عامل در اتحادیه تعاونیها نیز می تواند بر اساس برنامه سالانه مصوب هیأت مدیره برای اجرائی نمودن برنامه . برنامه ریزی را در مقاطع زمان کوتاه تر در داخل اتحادیه انجام دهد . ضمن اینکه برنامه ریزی برای خرید ، فروش ، آموزش و تربیت نیروی انسانی ، تأمین نیروی انسانی مورد احتیاج و … به عنوان اجزاء کوچک تر برنامه ریزی تخصصی در داخل اتحادی ه باید انجام شود .
برنامه ریزی عملیاتی
برنامه ریزی عملیاتی را میتوان پیش بینی عملیات برای نیل به هدف های معین با توجه به امکانات و محدودیت ها و خطوط کلی ترسیم شده در برنامه ریزی جامع تعریف کرد . هدف و پیش بینی عملیات اجزای برنامه ریزی عملیاتی هستند . هدف عبارتست از نقطه ای که تلاش ها معطوف رسیدن به آن است در برنامه ریزی می توان هدف را نتیجه نهائی عملیات دانست که مقصود برنامه ریز نیل به آن است .هدف در برنامه ریزی عملیاتی باید معین ،جزئی ، قابل سنجش و واقع بینانه باشد . به عبارت دیگر هدف های عام و کلی ، غیرقابل سنجش و غیر عملی ، برای برنامه ریزی مفید نخواهد بود پس از آن که هدف مورد نظر انتخاب شد باید به پیش بینی عملیات برای نیل به آن پرداخت .پیش بینی با روش های مختلف امکان پذیر است و تکنیک های مختلفی برای آن ابلاغ شده است که از جمله آن می توان به روش های پیش بینی قضاوتی (استفاده از نظرات افراد و خبرگان)، پیش بینی فرایند گذشته (تجزیه و تحلیل دلیل و معلولی آنالیز روابط بین متغیرها و مقدار همبستگی و ارتباط بین آن ها) اشاره کرد .
بعد از آنکه روش مناسب پیش بینی معین گشت باید به یاری آن برای سؤالات زیر پاسخ های مناسب را ارائه داد :
1. چه کاری ؟ فعالیت های لازم برای تحقق هدف چیستند ؟ چه فعالیت هایی برای اجرای هدف پیش بینی می شوند ؟
2. چه روشی ؟ روش انجام هر یک از این فعالیت ها باید چگونه باشد ؟(پیش بینی های روش انجام کار)
3. در چه زمانی ؟ هر یک از فعالیت ها چه زمانی را به خود اختصاص می دهد ؟ (پیش بینی زمانی برنامه)
4. در چه جایی ؟ فعالیت های برنامه در چه محل و مکانی عملی می گردند ؟(پیش بینی موقعیت مکانی برنامه)
5. با چه سازمانی ؟ فعالیت های برنامه یاری چه تشکیلاتی قابل عمل می گردند ؟ (پیش بینی سازمان و تشکیلات مورد احتیاج)
6. با چه منابعی ؟ برای تحقق هدف به چه منابعی اعم از انسانی ، اقتصادی ، ابزاری و .. احتیاج است ؟ (پیش بینی منابع مورد احتیاج)
برنامه ریزی خرید در اتحادیه تعاونیهای مصرف
برای درک هرچه بهتر برنامه ریزی عملیاتی و فرآیند آن در اتحادیه ها ، فرایندی را که برای انجام برنامه ریزی خرید در اتحادیه های مصرف باید طی شود آنالیز می کنیم . تأمین کالاهای مورد احتیاج اعضاء به مقدار کافی ، با کیفیت مناسب ، قیمت مناسب در زمان مناسب از منبع مناسب به عنوان اهداف خرید مطلوب در تعاونی ها (و دیگر سازمان ها) مطرح هستند و دستیابی به این اهداف با برنامه ریزی صحیح و کارآمد خرید امکان پذیر خواهد بود .
برای نیل به این اهداف می باید :
- از یک طرف احتیاجمندی های کالائی تعاونیهای عضو و آنها نیز به نوبه خود احتیاج مشتریان و اعضاء را شناسائی و از طرف دیگر اطلاعات جامعی از منابع تأمین این کالاها را بدست آوریم (چه کاری
- از میان روش های خرید مختلف خرید به وسیله مأمور یا مسئول خرید با ارائه فاکتور ، استعلام بها و یا مناقصه روش مناسب و مطلوب خرید را برگزینیم (چه روشی)
- کالاها را بر حسب احتیاج می توان به دو گروه تقسیم کرد : کالاهائی که بطور مستمر مصرف می شوند و بر این اساس بطور مستمر باید خریداری گردند و کالاهائی که به صورت فصلی مصرف می شوند و در مقاطع خاصی از سال می باید خریداری شوند که نیار به آن ها وجود دارد(در چه زمانی)
- برنامه ریزی خرید و فعالیت های مربوط اتحادیه به وسیله عرضه کنندگا نی که شناسا ئی شده اند صورت می گیرید (در چه جائی ؟)
- در اتحادیه می باید با توجه به حجم خرید پرسنل و کادر مناسب و تشکیلات لازم پیش بینی و طراحی شود (با چه سازمانی)
- از محل درآمدهای شرکت و در چارچوب بودجه اتحادیه می باید منابع اقتصادی مورد احتیاج درنظر گرفته شود ، وسا ئل و تجهیزات لازم و نیروهای انسانی کافی پیش بینی شود(منابع مورد نیا))